Gestire il check-in e il check-out negli affitti brevi è uno degli aspetti più importanti per garantire una buona esperienza agli ospiti. Una gestione attenta e organizzata di queste fasi, inoltre, aiuta a ottimizzare tempi e risorse, riducendo stress e imprevisti per tutte le persone coinvolte.
Vediamo quindi come organizzare al meglio il check-in e il check-out, scoprendo quali sono le buone pratiche e soprattutto quello che c’è da sapere per essere sempre in regola.
Perché la gestione del check-in è importante negli affitti a breve termine
Check-in non significa solo verifica della prenotazione e registrazione dell’ospite. In realtà, soprattutto per gli affitti a breve termine, la pratica del check-in è fondamentale in quanto occasione per presentare la casa, illustrare gli spazi ed elargire informazioni aggiuntive (come luoghi di interesse nelle vicinanze, contatti di emergenza, consigli utili per il soggiorno).
Essendo quindi il primo contatto diretto con l’ospite, un check-in efficiente e cordiale lascia una buona impressione e può influire positivamente sulle future recensioni. Al contrario, un check-in disorganizzato o inconcludente può lasciare l’ospite spaesato, contribuendo al rischio di incomprensioni o problemi.
Una buona gestione del check-in è quindi la base per un’esperienza di soggiorno positiva.
Come organizzare un check-in efficace per affitti di breve periodo
È importante seguire alcuni passaggi chiave:
- Preparazione dell’appartamento: assicurati che l’alloggio sia pulito, in ordine e che tutti gli impianti funzionino correttamente. Lascia a disposizione e in bella vista tutte le informazioni utili come Wi-Fi, regole della casa, istruzioni per l’uso di elettrodomestici.
- Definizione orari e modalità di arrivo e partenza: lo sapevi che il check-in efficace comincia ancor prima del check-in vero e proprio? Comunica chiaramente, e in sufficiente anticipo, gli orari di check-in, check-out e le modalità previste per disincentivare ritardi.
- Comunicazione proattiva: mantieni un canale aperto con gli ospiti prima dell’arrivo per rispondere a eventuali domande, confermare orari e fornire assistenza in caso di necessità.
Come gestire un check-out semplice e organizzato
Anche il check-out merita una gestione accurata, in quanto ultimo momento di contatto con l’ospite prima della sua partenza.
Per questo motivo è un momento fondamentale per:
- raccogliere feedback sul soggiorno. Gli spunti degli ospiti sono sempre fondamentali nell’ottica di un concreto e costante miglioramento per il futuro.
- Richiedere una valutazione. Accumulare recensioni positive è il miglior biglietto da visita: se percepisci soddisfazione dalle parole dell’ospite, invitalo a raccontare la sua esperienza nei canali adeguati.
Normative sulla gestione del check-in e check-out negli affitti brevi
Conoscere e rispettare le normative è fondamentale per evitare problemi legali e garantire una gestione trasparente e professionale.
Va specificato che la legislazione in materia è in continua evoluzione, soprattutto per l’aspetto relativo al riconoscimento degli ospiti proprio al momento del check-in.
Da una parte l’articolo 109 del Testo Unico Leggi Pubblica Sicurezza (TULPS) impone la verifica dell’identità e la consegna di relativi documenti comprovanti le generalità delle persone. A far discutere è stato poi il provvedimento datato 18 novembre 2024 del Ministero dell’Interno: questo documento di fatto imponeva, per ragioni di sicurezza, l’obbligo del riconoscimento de visu (cioè di persona). Conseguentemente venivano dichiarate illegali tutte quelle pratiche che permettevano all’ospite di accomodarsi nella struttura autonomamente, attraverso per esempio le keybox (cassette di sicurezza contenenti le chiavi d’ingresso all’abitazione).
Nel maggio 2025 arriva tuttavia la sentenza del TAR del Lazio: accogliendo il ricorso presentato da FARE (Federazione Affitti Brevi) e altre associazioni di categoria, il tribunale annulla il precedente obbligo di identificazione fisica dell’ospite nonché apre la strada a strumenti di riconoscimento alternativi per la verifica remota dell’identità. Una svolta importante, che segna l’eliminazione dell’obbligo all’incontro fisico e la legittimità all’utilizzo di tecnologie per raggiungere un fine ultimo molto importante: accertare l’identità, per la sicurezza di tutti.
Resta valido, comunque, quanto specificato sempre dal TULPS in merito all’obbligatorietà per i gestori delle strutture ricettive di qualsiasi categoria di:
- richiedere un documento di identità o passaporto;
- verificare la corrispondenza tra ospite e documenti forniti;
- trasmettere i dati degli ospiti alle autorità competenti tramite portali dedicati ed entro specifiche tempistiche.
Quel che è certo è che il proprietario o gestore dell’immobile o della struttura ricettiva è colui chiamato a rispondere legalmente in caso di inadempienze, inesattezze o false dichiarazioni. Si rende pertanto necessario una gestione attenta e scrupolosa di questa fase specifica del check-in, utilizzando anche software tecnologici che, come abbiamo visto, possono permettere di effettuare queste operazioni a distanza.
Conclusioni
Abbiamo visto come una gestione attenta e organizzata del check-in e del check-out è essenziale per garantire un’esperienza di qualità negli affitti brevi.
Investire tempo e risorse in queste fasi, utilizzando strumenti efficaci e adottando buone pratiche, è la chiave per il successo nel mercato degli affitti a breve termine.
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Fonti:
Ministero dell’Interno, circolare 18 novembre 2024
si conferma l’obbligo posto a carico dei gestori di strutture ricettive di ogni genere tipologia – come nella ratio sottesa all’art. 109 TULPS – di verificare l’identità degli ospiti mediante verifica de visu della corrispondenza tra persone alloggiate e documenti forniti, comunicandola alla Questura territorialmente competente
Articolo 109 TULPS
https://landing.chekin.com/hubfs/IT_SELF_CHECK-IN_LEGAL_GUIDE_2020505.pdf?hsLang=it https://www.agi.it/cronaca/news/2025-05-27/tar-lazio-annulla-circolare-viminale-torna-self-check-in-nei-bb-31599554/
